在幫學校建置輔導系統模組時，會先請學校提供「輔導主任」的帳號，作為輔導系統最高功能權限者，以下稱為「管理員」，管理員可以建立多位，可以變更。

管理員登入Web後，點擊圖示進入「輔導系統」。

初始畫面

因初始畫面預設為「輔導學生」，而管理員還未設定任何「負責輔導班級」，故進入輔導系統會先出現「無法存取」的畫面。

請再點擊「系統管理」，進入管理員介面。

系統管理

教師輔導身分

輔導身分代表「功能權限」，只有【輔導主任】身分者有權限使用「教師輔導身分」功能，以設定其他輔導老師的身分(權限)。

新增輔導教師身分步驟如下： ❶ 教師輔導身分→❷ +新增→❸ 輸入老師姓名→❹ 選擇身分(輔導主任/輔導組長/專任輔導/兼任輔導/認輔老師/校外心理師)→❺ 輸入教師編碼→❻ 輔導人力身分(專任輔導教師/兼任輔導教師/合聘專任輔導教師-主聘學校/合聘專任輔導教師-從聘學校)→❼ 儲存

❽ 刪除：如果輔導老師已卸任，需要刪除身分，可點擊「刪除」，但不可刪除自己。

※輔導主任輪替：由即將卸任的輔導主任新增新任輔導主任身分，再由新任輔導主任刪除卸任輔導主任身分。

※教師編碼只運用在輔導月統計報表上，不可重複。

輔導老師身分

輔導主任：功能權限最大，可以使用所有功能。
輔導組長：僅次於輔導主任，可以使用除了「教師輔導身分」、「設定心理測驗題目」之外的所有功能。
專任輔導：不可使用「輔導統計」、「系統管理」，不可刪除輔導紀錄、晤談紀錄、個案資料。
兼任輔導：同專輔老師。
認輔老師：功能權限最小，僅能使用「認輔學生」的晤談紀錄(二級輔導)。
校外心理師 : 功能權限最小，僅能使用「認輔學生」的晤談紀錄(二級輔導)。

負責輔導班級

輔導主任/組長有權限設定輔導老師可以查看哪些班級學生「資料」的權限。

換句話說，就算身分是「輔導主任」，若沒有設定該班為負責輔導班級，也無法看到該班學生的資料。

認輔老師/校外心理師無法被指派負責輔導班級。認輔老師/校外心理師的認輔學生來源是個案紀錄，如果個案紀錄中設定的負責老師是該位認輔老師/校外心理師，他的認輔學生中才會出現這位學生，且僅能使用晤談紀錄(二級輔導)，看到自己的建立過的紀錄，無法看到其他資料。

教師輔導身分是「專輔老師」，但沒有設定負責輔導班級，而是設為某位學生的「個案紀錄負責老師」，他的資料權限會和認輔老師一樣，僅能使用晤談紀錄(二級輔導)，無法看到其他資訊。

(參考文章：【輔導】認輔老師：功能介面教學手冊)

設定負責輔導班級步驟如下：點擊 ❶ 負責輔導班級→❷ 設定班級→❸ 勾選班級→❹ 儲存

設定心理測驗題目

輔導主任有權限設定❶ 心理測驗題目，建立後僅能編輯，目前系統無提供刪除功能，請謹慎建立。

❷ 編輯：可開啟編輯畫面，編輯過去建立的自訂心理測驗題目，系統預設的心理測驗題目前則無提供編輯服務。

❸ ＋新增：新增心理測驗題目❹ →選擇自訂項目或⓫ 系統預設

❹ 自訂項目

❺ 測驗名稱：輸入測驗名稱，如「性向測驗」。

❻ 新增項目：增加測驗項目的數量。

❼ 測驗項目：輸入測驗項目欄位名稱，如「語文推理百分等級」。

❽ 顯示順序：設定測驗項目的顯示順序，預設由1開始遞增。

❾ 刪除：減少測驗項目的數量。

❿ 儲存：輸入完畢後，點選❿ 儲存

⓫ 系統預設

⓬ 選取名稱：系統預設兩個含有常模轉換的心理測驗，分別是「瑞文氏彩色矩陣推理測驗」和「瑞文氏標準矩陣推理測驗」。

⓭ 檢視：點擊「檢視」可查看該項心理測驗題目資訊。

⓮ 儲存：選擇完預設的心理測驗後，點擊儲存。

一、二級輔導預設公開設定

❶系統設定

❷二級輔導預設公開:輔導老師在填寫個案輔導晤談紀錄(二級輔導)時，預設勾選【輔導資料公開給輔導室，以利銜接。(下列圖2)】

❸一級輔導預設公開:導師在填寫班導師輔導紀錄(一級輔導)時，預設勾選【輔導資料公開給輔導室，以利銜接。(下列圖3)】
***如無公開，則下一任導師或輔導老師則無法看到過往紀錄。

【輔導】管理員：系統管理教學手冊