常見的情境有下列幾種：
一、在新增匯入學生基本資料時（通常是新生），沒有先建立班級就直接將學生資料匯入。
此時您只需要把班級建立完成，之後再以匯入學生基本資料功能選取「更新學生資料」的方式，匯入學生的班級、座號等資訊及可。
二、在系統上直接以「新增」的方式新增學生，因尚未輸入學生班級資訊，故會被列入未分年級>未分班。
此時您只需在學生身上的「班級資訊」資料項目直接選取班級及可。
三、以匯入的方式更新學生基本資料，但在選擇匯入方式時誤選了「新增學生資料」，正巧匯入的Excel檔上沒有學生的系統編號、學號、身分證號 等資訊，造成原來應該更新的資料變成新增了，您可以用學生的「姓名」去做搜尋，這時應該一個學生都會出現2筆以上的資料，其中有一筆資料比較不完整的即是您誤新增的學生資料。
此時，您必預要做的是把正確的學生資料整理後再把不需要的學生資料進行刪除。最好是可以把資料永久刪除，才不會造成有過多的垃圾資料存在系統中。
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